Wir digitalisieren Aktenbestände und richten digitale Dokumentenmanagementsysteme ein – für Kanzleien, Notariate und Unternehmen im Münsterland. Kein Callcenter, kein anonymer Versand – ein Ansprechpartner, der persönlich kommt.
Wir richten ein professionelles Open-Source-Dokumentenmanagementsystem auf Ihrer vorhandenen Hardware ein – inkl. Struktur, OCR und Einweisung. Sofort buchbar, ohne Scanner-Investition.
Einstieg für Einzelpersonen und kleine KMU, die selbst weitermachen wollen.
Für KMU und Kanzleien mit mehreren Mitarbeitern und komplexerer Ablagestruktur.
Für Kanzleien, Steuerberater und strukturierten KMU-Einsatz mit Datev-Anforderungen.
Synergie-Tipp: Kombinieren Sie DMS-Einrichtung und Scan-Backlog – nach dem Setup holen wir auf Wunsch direkt Ihre Altakten ab und liefern sie strukturiert ins neue System. Fragen Sie nach einem Paketangebot.
Vom Abholen des Aktenbestands bis zur revisionssicheren, durchsuchbaren digitalen Ablage – wir übernehmen den gesamten Prozess.
Vorbereitung, beidseitiger Scan (bis 140 Seiten/Min.), OCR-Volltexterkennung und Indexierung nach Ihrer Ablagelogik.
Entklammern, Entheften und Glätten – automatisiert wo möglich, sorgfältig von Hand wo nötig, inkl. Zustandsprüfung.
Nachvollziehbare, geprüfte Prozesse für rechtssicheres ersetzendes Scannen – orientiert an BSI TR-03138.
Dokumentierte Stichprobenprüfung jeder Charge – Abgleich von Original und digitaler Fassung vor der Rückgabe.
Lieferung als PDF/A mit Verzeichnisstruktur oder passend zu Ihrem Dokumentenmanagementsystem.
Persönliche Abholung vor Ort statt anonymem Versand – Ihre Akten verlassen nur kontrolliert das Haus.
Die meisten Scandienstleister sitzen weit entfernt und wickeln alles per Versand ab. Wir sind vor Ort – für sensible Mandats- und Urkundenbestände ein spürbarer Unterschied: kurze Wege, persönliches Vertrauen, direkte Rückfragen ohne Warteschleife.
Sie schicken uns einen Musterordner oder wir holen ihn ab – kostenlos digitalisiert zur Ansicht.
Verbindliches Angebot nach Aktenzustand und Umfang, persönliche Abholung des Bestands.
Entheften, Glätten, beidseitiger Scan und automatisierte OCR-Texterkennung.
Dokumentierte Stichproben je Charge, Abgleich mit dem Original.
Digitale Ablage nach Ihrer Struktur, Rückgabe oder zertifizierte Vernichtung der Originale.
Der Preis pro Aktenordner hängt vom Zustand und Vorbereitungsaufwand ab. Zur Orientierung:
Wenig geheftete Unterlagen, guter Zustand, einfache Indexierung.
Mehrfach geheftete Bündel, gemischte Formate, feinere Dokumententrennung.
Ab mehreren hundert Ordnern erstellen wir ein individuelles Staffelangebot.
Alle Preise netto. Keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung §19 UStG). Anfahrt wird nach Aufwand berechnet.
Handwerksbetriebe profitieren von der HWK-Initiative „Handwerk Digital", KMU aus NRW können Bundesförderprogramme wie go-digital (BMWK) oder BAFA-Beratungsförderung nutzen. Fragen Sie uns – wir helfen Ihnen, die passende Förderung vor der Auftragserteilung zu klären.
Kein Auftrag ohne Anschauungsobjekt: Wir digitalisieren einen Ordner Ihrer Wahl kostenlos und liefern ihn zurück. So sehen Sie Qualität, Indexierung und Ablauf – bevor Sie eine Entscheidung treffen. Unverbindlich, persönlich abgeholt im Münsterland.
Probeordner anfragenJa, sofern eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation nach den GoBD vorliegt. Wir orientieren unseren Prozess zusätzlich an der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) für besonders hohe Beweiskraft.
In den meisten Fällen ja, abhängig von Aktenart und Aufbewahrungsfrist. Wir beraten Sie vorab, welche Unterlagen ersetzend gescannt werden können.
Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Standard. Die Abholung erfolgt persönlich – Ihre Akten kommen nicht in fremde Hände.
Paperless-ngx läuft auf gängiger Hardware: NAS-Systemen (Synology, QNAP), Mini-PCs, eigenen Servern oder auch einer kleinen VM. Wir prüfen vorab, ob Ihre Hardware geeignet ist – in der Regel reichen 4 GB RAM und ein moderner Prozessor.
Wir übernehmen auch kleine Projekte ab einzelnen Ordnern – ideal, um mit einem überschaubaren Bestand zu starten, bevor größere Archive folgen.
Ja, in vielen Fällen. Handwerksbetriebe können über die HWK Münster-Initiative „Handwerk Digital" bis zu 50 % der Kosten erstattet bekommen. KMU in NRW haben zusätzlich Zugang zu Bundesförderprogrammen wie go-digital (BMWK) und der BAFA-Beratungsförderung, über die auch DMS-Einrichtungskosten als Beratungsleistung förderfähig sein können. Wir helfen Ihnen gerne, vor der Auftragserteilung die passende Förderung zu klären – fragen Sie einfach beim ersten Gespräch danach.
Rufen Sie an, schreiben Sie uns, oder fordern Sie direkt Ihren kostenlosen Probeordner an.